На рынке программного обеспечения вырисовывается явная брешь: отсутствие популярной программы по учету движения документов. Имеющиеся на сегодняшний день промышленные пакеты в этой области задач достаточно дороги. Как правило, это корпоративные решения. Мы постарались создать доступное и вместе с тем универсальное средство, некий рабочий инструмент секретаря, менеджера, архивариуса, работника канцелярии.
Программа 1С:Документооборот позволяет автоматизировать следующие функции:

работать одновременно нескольким операторам в сети

Принципы работы программы:

   Всего в программе предусмотрено семь карточек регистрации: "Поступившие документы", "Собственные документы", "Внутреннее движение документов", "Оплата по документам", "Списание документов", "Передача документов", "Возврат документов". Введенные карточки фиксируются в журнале событий.

   Любая карточка регистрации - это привычный документ 1С. В программу заложены базовые движения документов: выпуск, передача, получение, списание, однако, для удобства и гибкости построения учета, по каждому базовому движению можно определить категории: на пример, не просто выпуск документа, а выпуск по фирме такой-то, выпуск для передачи, выпуск для внутреннего пользования и т.д.
   Программа не делает проводок и не использует регистры или журналы расчетов. Вся аналитика базируется на механизме справочников. Так, карточки регистрации документооборота делают записи в справочники "Документальная номенклатура" и "События". Предусмотрена удобная печатная форма реестра документов, похожая на бланк канцелярского журнала регистрации документов. Всю работу с программой можно организовать непосредственно из этой формы, не прибегая к меню.
   Для целей учета местонахождения документа в программе предусмотрен справочник "Адресат", позволяющий вносить названия и адреса организаций, их структуру отделов, фамилии и телефоны работников.


   Если какой-либо документ был передан на исполнение и необходимо проконтролировать возврат документа или факт его исполнения, то для этого в программе предусмотрен механизм оповещений, который включает появление предупреждения, начиная с некоторой даты, по документам, для которых оповещение было включено. Оповещение автоматически отключится, когда по документу будет произведено очередное действие. Кроме того, возможно вести ежедневник, планируя на определенные даты различные действия, связанные с движением документов. Ежедневник в программе представлен в виде календаря, где даты, на которые что-либо запланировано, выделяются цветом. При запуске программы в день, на который в ежедневнике запланированы некоторые события, оператор получит напоминание об этих событиях и ссылку на документы, с которыми планируемые события связаны.
   Анализ документооборота:

   В программе предусмотрен весьма гибкий механизм по анализу документооборота. Имеется возможность получения различных отчетов, начиная от простой справки, на пример, где находится или находился конкретный документ на ту или иную дату с точностью до организации, отдела и сотрудника, и заканчивая построением аналитических таблиц по адресату, по типам документов, типам движения.

   Анализ документооборота по адресату представляет из себя подробный отчет о движении документов. В форме отчета можно указать детализацию формирования: только списком, списком по отделам и работникам, или развернутым списком с детализацией по движениям. Также, возможно выбрать конкретный отдел и работника, и формировать отчет только по ним. Если же указать определенный вид движения, на пример, "Получение документа для контроля", то отчет сформируется только по тем документам, которые указанный работник получал именно по этому виду движения. Различные комбинации условий позволяют формировать различные запросы: так, если указать только вид движения и не указать работника и отдел, то отчет покажет всех, кто получал документы по указанному виду движения.
   Также, Вы можете сформировать отчет по документообороту за указанный период, руководствуясь типом объектов: свой, чужой, министерство и т.д.. Это полезно, если Вы не помните, где конкретно был тот или иной документ. В форме отчета можно выбрать конкретный документ. Если его не выбирать, то отразится весь документооборот по выбранному типу объектов. Также можно указать конкретный вид движения, на пример, "Получение документов ". Теперь отчет покажет конкретно тех, кто получал тот или иной документ.